مقدمة:
تعد السكرتارية جزءًا أساسيًا في أي منظمة أو مؤسسة، حيث تلعب دورًا حيويًا في تنظيم وتنسيق الأعمال والمهام اليومية. تسهم السكرتارية في تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة عالية من خلال توفير الدعم الإداري اللازم وإدارة العمليات الداخلية بشكل منظم.
التعريف:
السكرتارية هي مجموعة من الأدوار والمهام التي تهدف إلى دعم الإدارة وتنظيم الأعمال المكتبية داخل المنظمة. يشمل ذلك التخطيط، والتنسيق، والتواصل، وإعداد التقارير، وإدارة الوثائق. تكون السكرتارية بمثابة الجسر الذي يربط بين مختلف الأقسام والإدارات لضمان سلاسة العمل وتحقيق الأهداف التنظيمية.
تعد وظيفة السكرتارية من الوظائف الحيوية في أي منظمة، حيث تسهم في تنظيم وتنسيق العمليات اليومية ودعم الإدارة بكفاءة. تتطلب هذه الوظيفة مزيجًا من المهارات الفنية والشخصية لضمان تحقيق الأهداف التنظيمية وتعزيز الأداء العام للمنظمة.
مهام السكرتارية في المنظمة:
1. إدارة الاتصالات:
أحد أهم مهام السكرتارية هو إدارة الاتصالات داخل المنظمة وخارجها. يتضمن ذلك استقبال المكالمات الهاتفية، والرد على الاستفسارات، وتوجيه الرسائل الإلكترونية. تساعد هذه المهام في ضمان وصول المعلومات إلى الأشخاص المعنيين بسرعة وكفاءة.
2. تنظيم الاجتماعات:
تقوم السكرتارية بتنظيم وجدولة الاجتماعات بما في ذلك إعداد الجداول الزمنية، والتأكد من توفر المواد اللازمة، وتوثيق المحاضر. تلعب هذه المهام دورًا كبيرًا في تحقيق تنظيم جيد للاجتماعات وضمان فعالية المناقشات والقرارات المتخذة.
3. إدارة الوثائق والسجلات:
تشمل هذه المهام حفظ وتنظيم الوثائق والسجلات الهامة، بما في ذلك الملفات الورقية والإلكترونية. يساعد هذا التنظيم في الوصول السريع إلى المعلومات المطلوبة والحفاظ على سرية البيانات وحمايتها.
4. التخطيط والتنسيق:
تساهم السكرتارية في التخطيط والتنسيق بين مختلف الأنشطة والمهام داخل المنظمة. يتضمن ذلك تحديد الأولويات، وتنسيق الجهود بين الفرق المختلفة لضمان تحقيق الأهداف بكفاءة.
5. دعم الإدارة:
تقدم السكرتارية الدعم الإداري للإدارة العليا من خلال إعداد التقارير، وتجهيز العروض التقديمية، وإدارة جداول الأعمال. هذا الدعم يمكن الإدارة من التركيز على القرارات الاستراتيجية وتحقيق النجاح التنظيمي.
6. التعامل مع الزوار:
إدارة استقبال الزوار وترتيب اللقاءات الرسمية تعد من المهام الحيوية للسكرتارية. يتطلب ذلك مهارات تواصل عالية والقدرة على التعامل مع الشخصيات المختلفة بطريقة احترافية.
7. إعداد وتنظيم السفر:
تقوم السكرتارية بتنظيم ترتيبات السفر للإدارة والموظفين، بما في ذلك حجز تذاكر الطيران والفنادق، وترتيب وسائل النقل المحلية. يضمن ذلك تجربة سفر سلسة ومرتبة، مما يمكن الموظفين من التركيز على مهامهم الأساسية أثناء السفر.
اقرأ أيضا:
الوصف الوظيفي لمهنة السكرتارية:
المسمى الوظيفي:
سكرتير/سكرتيرة
الهدف من الوظيفة:
تقديم الدعم الإداري واللوجستي للإدارة والأقسام المختلفة داخل المنظمة، لضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة، وتحقيق أهداف المنظمة.
المسؤوليات والمهام الرئيسية:
1. إدارة الاتصالات:
- استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها وتحويلها للأقسام المعنية.
- متابعة البريد الإلكتروني والرد على الاستفسارات الواردة.
2. تنظيم الاجتماعات:
- جدولة الاجتماعات والتنسيق مع المشاركين.
- إعداد جداول الأعمال وتوزيعها.
- توثيق محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية.
3. إدارة الوثائق والسجلات:
- تنظيم وحفظ الملفات والوثائق الهامة.
- تحديث السجلات والإشراف على نظام الأرشفة.
4. التخطيط والتنسيق:
- تحديد أولويات المهام وتنسيق الجهود بين الفرق المختلفة.
- متابعة تنفيذ المهام وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
5. دعم الإدارة:
- إعداد التقارير والعروض التقديمية.
- إدارة جداول الأعمال للإدارة العليا.
6. إعداد وتنظيم السفر:
- حجز تذاكر الطيران والفنادق وترتيب وسائل النقل.
- إعداد جداول السفر والمساعدة في إعداد الوثائق المطلوبة.
7. تنظيم الفعاليات:
- التخطيط للفعاليات الداخلية والخارجية.
- تنسيق جميع الجوانب اللوجستية والتنفيذية للفعالية.
8. التعامل مع الأمور المالية البسيطة:
- إعداد الفواتير وإدارة النفقات الصغيرة.
- المساعدة في إعداد الميزانيات الشهرية.
9. إدارة الوقت والجداول الزمنية:
- تنظيم جداول المواعيد والالتزامات.
- متابعة الالتزام بالمواعيد الهامة والتذكير بها.
10. تقديم الدعم التقني:
- تجهيز المعدات التقنية للاجتماعات.
- المساعدة في حل المشاكل التقنية البسيطة.
11. إدارة المشاريع الصغيرة:
- التخطيط وتنفيذ المشاريع الداخلية الصغيرة.
- متابعة تقدم المشاريع وتقديم التقارير الدورية.
12. مراقبة الأداء والإنتاجية:
- إعداد التقارير الدورية عن الأداء والإنتاجية.
- تقديم التحليلات والمقترحات لتحسين الأداء.
13. التواصل مع الموردين والعملاء:
- التنسيق مع الموردين لتأمين المواد والخدمات.
- التواصل مع العملاء لضمان رضاهم ومعالجة أي مشكلات.
المتطلبات والمؤهلات:
- الشهادة الأكاديمية:
- دبلوم أو شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
- الخبرة العملية:
- خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
- المهارات الفنية:
- إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint).
- مهارات استخدام البريد الإلكتروني وأنظمة إدارة الوثائق.
- المهارات الشخصية:
- مهارات تواصل قوية شفهية وكتابية.
- القدرة على التنظيم وإدارة الوقت بفعالية.
- الانتباه للتفاصيل والقدرة على حل المشكلات.
- القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية.
البيئة العمل:
- العمل في بيئة مكتبية ضمن أوقات العمل الرسمية.
- التعامل مع فريق عمل متعدد الأقسام والمهام.
- قد يتطلب العمل السفر القصير المدى لحضور الفعاليات والاجتماعات.
الخاتمة:
تعتبر مهام السكرتارية أساسية في تعزيز فعالية وكفاءة العمليات داخل أي منظمة. من خلال إدارة الاتصالات، وتنظيم الاجتماعات، وإدارة الوثائق، والتخطيط والتنسيق، ودعم الإدارة، تساهم السكرتارية بشكل كبير في تحقيق الأهداف التنظيمية ورفع مستوى الأداء العام. هذه الأدوار تجعل السكرتارية جزءًا لا غنى عنه في البنية التنظيمية لأي مؤسسة تسعى للنجاح والاستدامة.